HVORDAN KAN DU MÅLE OM DIT MØDE ELLER DIN KONFERENCE ER EN SUCCES?

Sidst opdateret d. 16. februar 2023

En ting er sikkert. Alle de møder og konferencer, vi deltager i har et formål. Måske er formålet tydeligt og eksplicit forklaret. Måske er det implicit og mellem linjerne. Hvis du selv er mødeplanlægger, skal du selv være helt klar over formålet – uanset om du gør det egentlige formål eksplicit for deltagerne eller ej. Og allerhelst skal du være i stand til at måle, om du når dit mål eller ej. Og hvordan bærer man sig så af med det, tænker du måske? Her er nogle ideer:

MULIGHED 1: DU KAN SPØRGE MØDEDELTAGERNE

Den mest indlysende idé til at måle på dit mødes eller konferencens succes er at spørge deltagerne. Du skal dog gøre dig klart, at du dermed ikke nødvendigvis måler på mødeformålet, med mindre formålet med mødet var tilfredse deltagere – og det er ret sjældent, at det er møders eneste formål. Alligevel kan det være relevant for dig som mødeplanlægger og for mødeejeren at vide, om jeres møde fungerede og om deltagerne havde den oplevelse, I havde forestillet jer. For at måle på deltagernes tilfredshed kan du:

• Sende spørgeskemaer ud – du kan let lave anonyme spørgeskemaer, fx i Microsoft Forms – og sende dem med mail til alle deltagerne sammen med en ”Tak for sidst ” hilsen. Byg spørgeskemaet op, så du både kan få målbare ’ratings’ af mødet og kommentarer og feedback, som deltagerne selv formulerer. På den måde kan du få rigtigt meget brugbar feedback på fx dig selv som facilitator, maden, lokalerne, indholdet, mødestedet og teknikken.
• Placere en smiley terminal ved udgangen, så mødedeltagerne kan trykke på en gul, grøn eller rød smiley, når de forlader mødet. Dermed får du den umiddelbare reaktion. Denne løsning egner sig bedst til store konferencer med mange deltagere.
• Løbende sende små spørgeskemaer ud til mødedeltagernes mail under mødet for at måle på værdien af enkelte indlæg og agendapunkter – denne løsning egner sig bedst til store og lange møder, hvor du er ret sikker på, at deltagerne i perioder sidder med deres computer foran sig.

MULIGHED 2: DU KAN FINDE KEY RESULTS, DER MÅLET PÅ FORMÅLET

Hvis du vil måle på effekten af mødeformålet, skal du være helt klar på, hvad formålet er, og så kan du opstille nogle key results, der kan måles. Når du arbejder med mål og key results er det afgørende, at målet og de key results, du måler på hænger fuldstændig sammen. Det nytter ikke noget, at du måler på salg, hvis mødets formål er at lære et nyt IT-system at kende. Her er nogle eksempler på mål og key results, der hænger sammen:

Mødets formål: At klæde firmaets sælgere på med nye teknikker, der øger jeres salg

Key result 1: En måned efter er salget steget 2%

Key result 2: To måneder efter er salget steget 4%

Key result 3: Et halv år efter er salget steget 10 %

Mødets formål: At ryste jeres teams bedre sammen efter lang tid med samarbejdsvanskeligheder

Key result 1: En måned efter er sygefraværet faldet med 5%

Key result 2: Medarbejdertilfredshedsundersøgelsen stiger med 5%

Key result 3: Performance stiger med 5%